در تجارت بینالمللی، خروج کالا از کشور مبدأ تنها بخشی از عملیات است. آنچه اهمیت بیشتری دارد، این است که کالا پس از رسیدن به مقصد نیز بتواند بدون توقفهای غیرضروری، هزینههای پیشبینینشده و مشکلات گمرکی وارد کشور مقصد شود.
به همین دلیل، هماهنگی عملیات در SYIRCO از پیش از حرکت کالا آغاز میشود و تا رسیدن آن به مقصد و انجام مراحل عملیاتی ادامه پیدا میکند.
در بسیاری از محمولههای عمومی، اسناد در زمان آمادهسازی و بارگیری بررسی میشوند؛ اما در کالاهای غذایی و محمولههایی که نیازمند گواهیهای بهداشتی، قرنطینهای یا مجوزهای خاص هستند، این کنترل باید پیش از بارگیری انجام شود.
SYIRCO اسناد تهیهشده توسط فروشنده را بررسی کرده و در صورت امکان آنها را پیش از صدور نهایی با خریدار و ترجیحاً با ترخیصکار خریدار در کشور مقصد تطبیق میدهد.
هدف این است که مواردی مانند شرح صحیح کالا، طبقهبندی گمرکی، اطلاعات خریدار و فروشنده، نوع بستهبندی، وزن، تعداد بستهها، گواهیهای موردنیاز و سایر اطلاعات تجاری و حمل با شرایط واقعی ورود کالا در مقصد هماهنگ باشند.
این بررسی پیشگیرانه میتواند احتمال توقف محموله، اصلاح اسناد در میانه مسیر، هزینههای اضافی، دموراژ، detention و تأخیر در ترخیص را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
هماهنگی میان شبکه عملیاتی مسیر
یک حمل بینالمللی معمولاً فقط میان فروشنده، خریدار و یک شرکت حمل انجام نمیشود. فورواردر، راننده، نماینده مرزی، ترخیصکار، انبار، شرکت کشتیرانی و طرفهای محلی مختلف ممکن است در مراحل مختلف عملیات نقش داشته باشند.
در مسیرهایی که SYIRCO دارای شبکه و تجربه عملیاتی است، ارتباط میان این طرفها بهصورت مرحلهبهمرحله مدیریت میشود؛ از جمله در مسیرهای مرتبط با ایران، عراق، ترکیه، سوریه و لبنان و همچنین عملیات دریایی از بنادر منطقه.
در صورت نیاز، اسناد در نقاط مختلف مسیر دوباره کنترل میشوند و پیشنویس مدارکی مانند CMR، بارنامه جادهای، Bill of Lading و سایر اسناد حمل پیش از صدور نهایی بررسی میشوند تا اشتباهات قابل پیشگیری، پیش از ایجاد مشکل اصلاح شوند.
پیگیری عملیات و وضعیت محموله
هماهنگی تنها به اسناد محدود نیست.
در طول حمل، وضعیت محموله، حرکت کامیون، مراحل عبور از مرز، انتقال یا تعویض وسیله حمل، وضعیت کانتینر و در حمل دریایی موقعیت و برنامه حرکت کشتی، تا حدی که اطلاعات شرکتهای حمل و سامانههای رهگیری در دسترس باشد، پیگیری میشود.
اگر در یکی از مراحل عملیات توقف یا تأخیری ایجاد شود، اطلاعات میان فروشنده، خریدار، شرکت حمل، فورواردر، راننده، ترخیصکار و سایر طرفهای مرتبط منتقل میشود تا تصمیم لازم سریعتر گرفته شود و عملیات بدون سردرگمی ادامه پیدا کند.
وجود ارتباط مستقیم با همکاران عملیاتی در نقاط مختلف مسیر، بهویژه در مرزها و مراکز حمل منطقهای، امکان میدهد بسیاری از مسائل پیش از تبدیلشدن به یک مشکل جدی شناسایی و مدیریت شوند.
توجه به جزئیاتی که مستقیماً بر هزینه و ریسک اثر دارند
بخش مهمی از مشکلات حملونقل بینالمللی از موضوعاتی شروع میشود که در ظاهر کوچک به نظر میرسند؛ برای مثال نوع بستهبندی، نحوه پالتبندی، استفاده از سبد مناسب، وزن هر واحد، شیوه چیدمان بار یا اطلاعات درجشده در اسناد.
SYIRCO بر اساس تجربه عملیاتی خود تلاش میکند این موارد را پیش از حمل با فروشنده و خریدار مطرح کند تا احتمال خسارت کالا، توقف در مرز، هزینههای اضافی یا مشکلات تخلیه و ترخیص کاهش پیدا کند.
این فرایند در عمل نوعی انتقال تجربه نیز هست. فروشنده و خریدار در جریان هر پروژه با الزامات واقعی حمل و ورود کالا آشنا میشوند و در محمولههای بعدی میتوانند تصمیمهای دقیقتر و حرفهایتری بگیرند.
از مبدأ تا مقصد، با یک جریان اطلاعاتی واحد
هدف از هماهنگی عملیات منطقهای، ایجاد یک جریان منظم اطلاعات میان تمام طرفهای پروژه است؛ بهگونهای که هر شخص بداند کالا در چه مرحلهای قرار دارد، اقدام بعدی چیست و در صورت ایجاد مشکل چه تصمیمی باید گرفته شود.
چنین مدیریتی میتواند به کاهش هزینههای غیرضروری، کاهش ریسک توقف یا آسیب کالا، افزایش سرعت واکنش در شرایط پیشبینینشده و در نهایت افزایش رضایت خریدار و فروشنده کمک کند.
برای SYIRCO، یک حمل موفق فقط رسیدن کالا به مقصد نیست؛ عملیاتی موفق است که از مرحله آمادهسازی اسناد و بستهبندی تا عبور از مسیر، مرزها و تحویل کالا، با کمترین میزان ابهام، ریسک و هزینه قابل پیشگیری مدیریت شده باشد.