برای برخی کالاها، به‌ویژه زمانی که سابقه قبلی درباره آن کالا یا بازار وجود ندارد، ابتدا بررسی می‌شود که صادرات آن کالا از ایران در مقطع موردنظر آزاد، محدود یا ممنوع است و آیا صادرکننده از نظر مقررات مجاز به انجام صادرات آن کالا هست یا خیر. بعضی محدودیت‌ها ممکن است موقتی و وابسته به شرایط بازار باشند؛ برای مثال صادرات برخی محصولات کشاورزی در دوره‌های خاص ممکن است محدود شود. همچنین در بعضی گروه‌های کالایی، مانند برخی محصولات پتروشیمی، امکان صادرات ممکن است به نوع کالا، منشأ تولید و وضعیت صادرکننده وابسته باشد و در مواردی صادرات باید توسط تولیدکننده یا با شرایط خاص انجام شود. به همین دلیل این بررسی، در صورت نیاز، پیش از ورود به مرحله عملیاتی حمل انجام می‌شود.

پیش از حمل، اسناد تجاری مانند Invoice و Packing List و همچنین الزامات اسنادی کالا و کشور مقصد بررسی می‌شوند و در صورت لزوم Draft اسناد پیش از صدور نهایی با خریدار و کارگزار گمرکی مقصد هماهنگ می‌شود. HS Code، شرح کالا، کشور سازنده، علائم و Label کالا نیز باید با نوع محصول و الزامات بازار مقصد هماهنگ باشند؛ زیرا یک مغایرت ظاهراً کوچک در شرح کالا، کد تعرفه یا برچسب می‌تواند در مقصد باعث توقف محموله، اصلاح اسناد یا ایجاد هزینه اضافی شود.

برای کالاهایی که مشمول الزامات خاص هستند، پیش از حمل باید مشخص شود چه گواهی‌هایی موردنیاز است. این موضوع می‌تواند شامل گواهی بهداشت، گواهی دامپزشکی، قرنطینه نباتی، گواهی آنالیز و سایر مدارک تخصصی مرتبط با نوع کالا باشد. همچنین بررسی می‌شود که این مدارک باید در چه مرحله‌ای صادر شوند و در مقصد اصل مدرک لازم است یا نسخه کپی یا الکترونیکی نیز پذیرفته می‌شود.

Certificate of Origin یا گواهی مبدأ در مرحله پس از انجام تشریفات حمل و اظهار گمرکی قرار می‌گیرد. پس از بارگیری کالا و صدور اسناد حمل مانند CMR، Bill of Lading یا Manifest و بر اساس اطلاعات اظهار گمرکی، Invoice و Packing List، گواهی مبدأ صادر می‌شود. بنابراین این سند از نظر زمان صدور با گواهی‌هایی مانند Health Certificate، Veterinary Certificate یا Phytosanitary Certificate که الزامات آن‌ها باید پیش از حمل بررسی شود، متفاوت است.

در مورد کالاهای خطرناک نیز نوع و مشخصات کالا باید قبل از حمل به‌درستی اعلام شود تا الزامات اسنادی و محدودیت‌های مسیر و روش حمل پیش از حرکت محموله بررسی شوند.

بررسی فقط به مدارک محدود نمی‌شود. محدودیت‌های واردات، صادرات و ترانزیت در مسیر حمل و کشور مقصد نیز باید پیش از شروع عملیات بررسی شوند. ممکن است کالایی امکان ورود به یک کشور را داشته باشد اما عبور ترانزیتی آن از مسیر دیگری محدود یا ممنوع باشد. به همین دلیل انتخاب مسیر حمل نمی‌تواند جدا از بررسی مقررات گمرکی و الزامات بازار مقصد انجام شود.

SYIRCO این فرایند را با هماهنگی میان فروشنده، خریدار و کارگزاران گمرکی مبدأ و مقصد مدیریت می‌کند. در ایران امکان هماهنگی برای اظهار و انجام تشریفات گمرکی محموله در مبدأ از طریق شبکه عملیاتی وجود دارد و در مسیرهای سوریه و لبنان نیز حمل، تشریفات مرزی، ترخیص و ادامه عملیات تا تحویل کالا به مقصد قابل هماهنگی است. در ترکیه، بسته به مسیر محموله، عملیات Transit، Re-export و امور مرتبط با بنادر مرسین و اسکندرون از طریق شرکای عملیاتی انجام می‌شود. در بازارهای شمال و غرب آفریقا نیز تمرکز بر بررسی الزامات اسنادی و هماهنگی با کارگزار گمرکی مقصد است تا شرایط ورود کالا پیش از حمل روشن شود.

هدف این خدمات فقط «ترخیص کالا» نیست؛ هدف اصلی این است که پیش از حرکت محموله، امکان صادرات، مسیر، اسناد و الزامات گمرکی تا حد امکان با یکدیگر تطبیق داده شوند تا احتمال توقف بار، اصلاح مجدد مدارک، هزینه‌های انبارداری و تأخیرهای قابل پیشگیری کاهش پیدا کند.