در حمل‌ونقل بین‌المللی، به‌خصوص زمانی که یک محموله از چند مرحله زمینی، گمرکی، انبارش و دریایی عبور می‌کند، تنها انتخاب مسیر و شرکت حمل کافی نیست. یکی از مهم‌ترین مسائل این است که صادرکننده بداند در هر مرحله دقیقاً چه کسی مسئول کالا است و چه کسی مسئول ادامه حمل.

دو عنوانی که در چنین عملیات‌هایی زیاد شنیده می‌شوند، Agent و Forwarder هستند. این دو نقش ممکن است در بعضی شرکت‌ها توسط یک مجموعه انجام شوند، اما از نظر عملیاتی یکسان نیستند. ندانستن این تفاوت می‌تواند باعث شود صاحب کالا تصور کند یک شرکت مسئول همه مراحل است، درحالی‌که در عمل بخشی از عملیات در اختیار مجموعه دیگری قرار دارد.

Agent چه نقشی دارد؟

در یک عملیات حمل ترکیبی، Agent یا نماینده محلی معمولاً کسی است که کالا را در کشور میانی تحویل می‌گیرد و بخش اجرایی عملیات را مدیریت می‌کند.

وظایف او می‌تواند شامل کنترل ورود محموله، هماهنگی امور گمرکی، ارتباط با انبار یا آنترپو، بررسی وضعیت کالا و آماده‌سازی آن برای مرحله بعدی حمل باشد.

در بسیاری از پرونده‌ها، Agent در نقطه‌ای قرار می‌گیرد که میان صادرکننده، شرکت حمل زمینی، گمرک، انبار، Forwarder و خط کشتیرانی ارتباط ایجاد می‌کند. به همین دلیل، انتخاب نماینده محلی یکی از حساس‌ترین تصمیم‌های عملیات است.

Forwarder چه کاری انجام می‌دهد؟

Forwarder بیشتر مسئول طراحی و هماهنگی ادامه حمل است.

در حمل دریایی، معمولاً او با خطوط کشتیرانی ارتباط می‌گیرد، نرخ و فضای حمل را بررسی می‌کند، کانتینر مناسب را رزرو می‌کند و برنامه بارگیری را با زمان حرکت کشتی هماهنگ می‌سازد.

برای انجام درست این کار، Forwarder باید قبل از رسیدن کالا به مرحله دریایی، اطلاعات واقعی محموله را بداند؛ از جمله مقصد، نوع کالا، حجم، نوع کانتینر موردنیاز و زمان تقریبی ورود کالا.

بنابراین به زبان ساده:

Agent بیشتر درگیر اجرای میدانی عملیات است؛ Forwarder بیشتر درگیر طراحی و هماهنگی حمل.

البته ممکن است یک شرکت هر دو نقش را بر عهده بگیرد. مسئله این نیست که حتماً دو شرکت جدا وجود داشته باشند؛ مسئله این است که صاحب کالا دقیقاً بداند مسئولیت هر مرحله بر عهده چه شخص یا شرکتی است.

چرا این تفاوت از نظر مدیریت ریسک مهم است؟

تا زمانی که عملیات طبق برنامه پیش می‌رود، مرز میان مسئولیت‌ها ممکن است چندان مهم به نظر نرسد.

اما وقتی مشکلی ایجاد شود، سؤال اصلی این است:

چه کسی مسئول حل آن است؟

اگر کامیون رسیده ولی کانتینر آماده نیست، چه کسی باید تصمیم بگیرد؟

اگر کالا باید در انبار تخلیه شود، چه کسی مسئول تحویل و نگهداری آن است؟

اگر برنامه کشتی تغییر کند، چه کسی باید رزرو جایگزین پیدا کند؟

اگر در بارگیری، بسته‌بندی یا وضعیت کانتینر مشکلی ایجاد شود، چه کسی باید آن را گزارش و اصلاح کند؟

اگر این مسئولیت‌ها از ابتدا مشخص نباشند، در زمان بحران ممکن است هر طرف مشکل را به طرف دیگر منتقل کند.

قرارداد با شرکت حمل به‌تنهایی کافی نیست

یکی از اشتباهات رایج این است که صاحب کالا تصور کند چون با یک شرکت حمل قرارداد دارد، تمام زنجیره عملیات تحت کنترل همان شرکت است.

در حمل ترکیبی، ممکن است قرارداد اصلی در یک کشور بسته شده باشد، اما بخش مهمی از عملیات در کشور دیگری توسط نماینده محلی انجام شود؛ از ورود کالا و امور گمرکی گرفته تا تخلیه، بارگیری، اسناد جدید و ادامه مسیر.

بنابراین قرارداد مهم است، اما شناخت زنجیره واقعی اجرا مهم‌تر است.

انتخاب Agent فقط بر اساس نرخ اشتباه است

در بسیاری از عملیات‌ها، نماینده محلی برای مدتی کنترل مستقیم یا غیرمستقیم بر کالایی پیدا می‌کند که ممکن است ارزش آن چندین برابر درآمد او از همان حمل باشد.

به همین دلیل، انتخاب Agent تنها بر اساس نرخ پایین یا معرفی غیررسمی، ریسک بالایی دارد.

اعتبار حرفه‌ای باید قابل بررسی باشد؛ برای مثال:

• شرکت رسمی و قابل شناسایی
• دفتر مشخص
• مدیران شناخته‌شده
• سابقه عملیات واقعی
• مشتریان قابل بررسی
• ارتباط واقعی با خطوط و مجموعه‌های حمل
• توان مالی مناسب
• امکان ارتباط مستقیم و پاسخ‌گویی

چند عکس از کانتینر، حضور در یک گروه مجازی یا اعلام نرخ پایین، به‌تنهایی سابقه حرفه‌ای محسوب نمی‌شود.

کنترل کالا باید همراه با کنترل اطلاعات باشد

نماینده حرفه‌ای فقط نباید کالا را تحویل بگیرد؛ باید بتواند وضعیت آن را نیز شفاف گزارش کند.

صاحب کالا باید بداند:

• محموله چه زمانی رسیده است؛
• کجا تخلیه شده؛
• در چه وضعیتی قرار دارد؛
• چه عملیاتی روی آن انجام شده؛
• چه زمانی داخل کانتینر بارگیری شده؛
• شماره کانتینر و پلمب چیست؛
• چه زمانی به بندر تحویل شده؛
• و برنامه ادامه مسیر چیست.

گزارش‌دهی بخشی از خود عملیات است، نه یک خدمت جانبی. اطلاع‌رسانی مبهم یا سکوت در زمان بروز مشکل می‌تواند حتی در صورت موفقیت نهایی حمل، اعتماد صاحب کالا و خریدار را تضعیف کند.

«در حمل بین‌المللی، اعتماد لازم است؛ اما اعتماد حرفه‌ای باید قابل بررسی، مستند و همراه با پاسخ‌گویی باشد.»

وقتی یک شرکت هم Agent است و هم Forwarder

این وضعیت الزاماً مشکل‌دار نیست. حتی در بعضی عملیات‌ها می‌تواند هماهنگی را ساده‌تر کند.

اما در این حالت نیز باید مشخص باشد که همان شرکت در هر مرحله با چه مسئولیتی عمل می‌کند.

برای مثال، در مرحله اول ممکن است به‌عنوان Agent مسئول تحویل و هماهنگی میدانی باشد.

در مرحله بعد همان شرکت در نقش Forwarder مسئول رزرو کانتینر و هماهنگی خط کشتیرانی شود.

داشتن یک نام واحد نباید باعث شود مرز مسئولیت‌ها مبهم شود.

Plan B بخشی از انتخاب مجری است

حتی بهترین برنامه نیز ممکن است تغییر کند.

ممکن است کشتی از دست برود، کانتینر موجود نباشد، رزرو لغو شود، عملیات گمرکی طول بکشد یا نماینده اصلی در دسترس نباشد.

به همین دلیل، پیش از حرکت کالا باید مشخص باشد که در صورت وقوع هرکدام از این شرایط چه گزینه جایگزینی وجود دارد؛ از محل تخلیه و رزرو جایگزین گرفته تا Forwarder دوم یا مسئول جانشین عملیات.

یک مجری حرفه‌ای فقط برای حالت ایده‌آل برنامه‌ریزی نمی‌کند؛ باید برای زمانی که برنامه اولیه اجرا نمی‌شود نیز آماده باشد.

چگونه Agent یا Forwarder را ارزیابی کنیم؟

قبل از واگذاری عملیات، چند سؤال ساده می‌تواند بسیاری از ریسک‌ها را روشن کند:

شرکت دقیقاً کدام مرحله را انجام می‌دهد؟

چه کسی کالا را تحویل می‌گیرد؟

کالا در صورت تأخیر کجا نگهداری می‌شود؟

چه کسی مسئول امور گمرکی است؟

چه کسی کانتینر را رزرو می‌کند؟

چه کسی با خط کشتیرانی در ارتباط است؟

اگر برنامه کشتی تغییر کرد، گزینه جایگزین چیست؟

گزارش عملیات توسط چه شخصی و با چه فاصله زمانی ارائه می‌شود؟

در صورت بروز خسارت یا اختلاف، مسئول مستقیم پاسخ‌گویی چه کسی است؟

اگر پاسخ این سؤال‌ها روشن نباشد، پایین بودن نرخ نباید دلیل کافی برای شروع عملیات باشد.

جمع‌بندی

Agent و Forwarder دو عنوان ساده در یک زنجیره حمل نیستند؛ هرکدام بخشی از مسئولیت واقعی عملیات را در اختیار دارند.

Agent بیشتر با کالا و عملیات میدانی درگیر است و Forwarder بیشتر با طراحی، رزرو و هماهنگی حمل.

ممکن است یک شرکت هر دو وظیفه را انجام دهد، اما صاحب کالا باید همواره بداند مسئولیت هر مرحله دقیقاً کجاست.

در حمل بین‌المللی، بخش مهمی از مدیریت ریسک نه در انتخاب کامیون یا کشتی، بلکه در انتخاب افرادی است که در طول مسیر اختیار کالا و اطلاعات آن را در دست می‌گیرند.

هرچه ارزش کالا بیشتر، مسیر پیچیده‌تر و تعداد مراحل بیشتر باشد، اعتبارسنجی، تعیین مسئولیت و گزارش‌دهی شفاف اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.