این موضوع مستقیماً از بخشی از کارگاه آموزشی «حمل‌ونقل ترکیبی» در GUIRCO COFFEE و مطالب مرتبط با ضرورت داشتن «برنامه دوم» استخراج شده است؛ جایی که تأکید می‌شود در حمل ترکیبی نباید فقط یک مسیر اجرایی وجود داشته باشد و باید از قبل برای از دست رفتن کشتی، نبود کانتینر، تأخیر گمرکی، مشکل اسناد یا عدم دسترسی به نماینده، راه جایگزین تعریف شده باشد.

در حمل‌ونقل بین‌المللی، داشتن یک برنامه خوب ضروری است؛ اما کافی نیست. حتی عملیاتی که از نظر مسیر، اسناد، رزرو و زمان‌بندی به‌درستی طراحی شده باشد، ممکن است در مرحله اجرا با اتفاقی روبه‌رو شود که در اختیار صادرکننده یا شرکت حمل نیست.

کامیون ممکن است دیر برسد، کشتی زودتر از برنامه بسته شود، کانتینر خالی موجود نباشد، رزرو تغییر کند یا تشریفات گمرکی بیشتر از زمان پیش‌بینی‌شده طول بکشد.

به همین دلیل، یکی از اصول مهم مدیریت حرفه‌ای حمل این است که پیش از حرکت کالا بدانیم اگر برنامه اول اجرا نشد، برنامه دوم چیست.

Plan B نشانه بدبینی نیست

گاهی داشتن برنامه جایگزین به این معنا تعبیر می‌شود که مجری به برنامه اصلی خود اطمینان ندارد. در واقع برعکس است.

برنامه جایگزین بخشی از مدیریت ریسک است.

مجری حرفه‌ای امیدوار است برنامه اصلی بدون مشکل اجرا شود، اما هم‌زمان می‌داند که حمل بین‌المللی به مجموعه‌ای از عوامل وابسته است؛ از مرز و گمرک گرفته تا کامیون، انبار، کانتینر، خط کشتیرانی و اسناد.

هرکدام از این حلقه‌ها ممکن است در طول عملیات تغییر کنند.

بنابراین Plan B باید پیش از ایجاد بحران طراحی شود، نه زمانی که محموله متوقف شده و هزینه‌ها شروع شده‌اند.

اگر کشتی از دست رفت چه می‌شود؟

در حمل ترکیبی، زمان ورود کامیون و زمان بسته‌شدن کشتی باید با یکدیگر هماهنگ باشند.

اما تأخیر در مرز، ترافیک، تشریفات گمرکی یا تغییر برنامه کشتی ممکن است باعث شود محموله به کشتی رزروشده نرسد.

در چنین شرایطی، سؤال اصلی نباید تازه مطرح شود که:

«حالا چه کار کنیم؟»

از قبل باید مشخص باشد سرویس بعدی چه زمانی حرکت می‌کند، آیا امکان تغییر رزرو وجود دارد و تا زمان حرکت بعدی، کالا کجا نگهداری خواهد شد.

اگر کانتینر آماده نبود چه؟

داشتن Booking به این معنا نیست که در هر شرایطی کانتینر موردنیاز دقیقاً در زمان مقرر آماده خواهد بود.

کمبود تجهیزات، تغییر برنامه خط کشتیرانی یا مسائل عملیاتی ممکن است تحویل کانتینر را به تأخیر بیندازد.

اگر کالا روی تریلی باقی بماند، هزینه خواب کامیون می‌تواند شروع شود. اگر انتظار طولانی شود، ممکن است تخلیه در انبار یا آنترپو انتخاب اقتصادی‌تر و ایمن‌تری باشد.

اما این تصمیم باید پیش از رسیدن کامیون بررسی شده باشد؛ نه زمانی که راننده چند روز منتظر مانده و هزینه ایجاد شده است.

اگر اسناد آماده نشدند چه؟

گاهی هیچ مشکل فیزیکی در حمل وجود ندارد، اما یک سند موردنیاز به‌موقع صادر نمی‌شود یا اطلاعات موجود با الزامات مرحله بعد تطابق ندارد.

در چنین شرایطی نیز برنامه جایگزین اهمیت پیدا می‌کند.

ممکن است لازم باشد زمان حرکت تغییر کند، محموله موقتاً نگهداری شود یا پیش از ادامه مسیر، مسئله اسنادی به‌صورت قانونی اصلاح گردد.

آنچه نباید اتفاق بیفتد، حرکت کالا با این امید است که «بعداً به‌نحوی مشکل سند حل می‌شود.»

در حمل بین‌المللی، هرچه کالا جلوتر رفته باشد، امکان اصلاح معمولاً محدودتر، پرهزینه‌تر و زمان‌برتر می‌شود.

اگر نماینده اصلی در دسترس نبود چه؟

در بسیاری از عملیات‌های ترکیبی، نماینده محلی نقش مهمی در تحویل کالا، امور گمرکی، انبار، بارگیری و ارتباط با سایر عوامل دارد.

اگر تمام عملیات فقط به یک شخص وابسته باشد، نبودن یا پاسخ‌گو نبودن همان فرد می‌تواند کل زنجیره را متوقف کند.

بنابراین باید از قبل مشخص باشد که در صورت عدم دسترسی به نماینده اصلی، چه شخص دیگری اختیار پیگیری عملیات را دارد و اطلاعات ضروری عملیات در اختیار چه کسانی است.

Plan B فقط داشتن مسیر دوم نیست؛ گاهی یعنی داشتن فرد دوم، Forwarder دوم یا راه ارتباطی مستقیم با طرف‌های عملیاتی.

یک Plan B خوب چه چیزهایی را از قبل مشخص می‌کند؟

پیش از حرکت محموله بهتر است حداقل پاسخ این سؤال‌ها روشن باشد:

• اگر کشتی از دست رفت، سرویس بعدی چیست؟
• اگر کانتینر آماده نبود، کالا کجا نگهداری می‌شود؟
• اگر کامیون معطل شد، چگونه هزینه خواب کنترل می‌شود؟
• اگر سندی صادر نشد، چه گزینه قانونی دیگری وجود دارد؟
• اگر نماینده اصلی پاسخ‌گو نبود، مسئول جایگزین چه کسی است؟
• اگر رزرو لغو شد، آیا Forwarder یا خط کشتیرانی جایگزینی وجود دارد؟

آنترپو، رزرو جایگزین، Forwarder دوم و ارتباط مستقیم با عوامل اجرایی می‌توانند بخشی از این برنامه پشتیبان باشند.

Plan B نباید هنگام بحران طراحی شود

بزرگ‌ترین ضعف یک برنامه جایگزین این است که تازه بعد از بروز مشکل درباره آن فکر کنیم.

در آن لحظه معمولاً گزینه‌ها کمتر شده‌اند و فشار زمانی بیشتر است.

کامیون در انتظار است، هزینه ایجاد می‌شود، خریدار منتظر پاسخ است و ممکن است تصمیمی که در شرایط عادی منطقی نبود، تنها گزینه باقی‌مانده باشد.

برنامه دوم زمانی ارزش واقعی دارد که پیش از حرکت کالا طراحی شده باشد.

همیشه لازم نیست Plan B اجرا شود

داشتن برنامه جایگزین به این معنی نیست که حتماً باید از آن استفاده شود.

اگر برنامه اصلی طبق انتظار اجرا شد، Plan B ممکن است هرگز فعال نشود.

اما ارزش آن درست در همان لحظه‌ای مشخص می‌شود که یکی از فرضیات برنامه اصلی تغییر می‌کند.

در آن زمان، تفاوت میان یک عملیات کنترل‌شده و یک بحران ممکن است فقط این باشد که پاسخ سؤال «حالا چه کنیم؟» از قبل مشخص بوده یا نه.

«Plan B هزینه اضافی نیست؛ بخشی از هزینه مدیریت حرفه‌ای ریسک است.»

جمع‌بندی

در حمل‌ونقل بین‌المللی، هیچ برنامه‌ای صددرصد در برابر تغییرات عملیاتی مصون نیست.

هدف مدیریت حرفه‌ای این نیست که تصور کنیم هیچ مشکلی رخ نخواهد داد؛ هدف این است که اگر مشکلی رخ داد، عملیات بدون تصمیم‌گیری شتاب‌زده ادامه پیدا کند.

کشتی جایگزین، محل نگهداری کالا، رزرو دوم، Forwarder جایگزین، مسئول جانشین و راه‌حل اسنادی باید تا حد امکان پیش از حرکت بررسی شوند.

گاهی بهترین نشانه یک عملیات حرفه‌ای این نیست که همه‌چیز دقیقاً طبق برنامه اول پیش رفته باشد، بلکه این است که وقتی برنامه اول تغییر کرده، برنامه دوم از قبل آماده بوده است.